Informaatiokuiluista oikeisiin ICT-päätöksiin

Informaatiokuiluista oikeisiin ICT-päätöksiin

Tapahtui maanantaina. Seppo avasi tietokoneensa pyyhkien hikipisaroita otsaltaan, tänään keskustan aamuruuhka oli hänen huolistaan vähäisin. Hänellä oli enää kaksi tuntia aikaa etsiä tarvittava aineisto asiakaspalaveriin – palvelinongelman takia se ei ollut ennen viikonloppua mahdollista. Aamulla saapuneessa automaattiviestissä luvattiin huoltopyynnön olevan käsitelty, mutta jostain syystä se ei Seppoa lohduttanut. Sepon työasema käynnistyi yhä hitaasti. Työkaverin koneesta ei ollut ollut apua, koska käyttöoikeuksien muokkaus ja uuden tilin luominen kestäisi liian kauan. IT-toimittaja ei pystynyt tarjoamaan tähän hätään enempää kuin uutta tikettiä huoltojonoon. Ikuisuudelta tuntuvan puolituntisen ja uudelleenkäynnistyksen jälkeen Seppo pääsi kuin pääsikin verkkoasemille keräämään tarvitsemansa aineiston. Tietenkin dokumenttien sisällön oikeellisuus piti jälleen varmistaa itse, koska eri osastojen järjestelmät eivät niin sanotusti ”keskustelleet keskenään”.

Etätyöpäiviensä tapahtumia Seppo ei tahtonut edes muistella.

Neljän puhelun ja raivostuttavan copy-pastauksen jälkeen Seppo saapui asiakaspalaveriin tyylikkäästi myöhässä. Kun kättelyt ja small talk oli hoidettu, Seppo joutui tunnustamaan, ettei lähiverkkoon saanut juuri nyt yhteyttä. Kelloaan vilkuilevat vieraat ryhtyivät muodostamaan yhteyksiä laitteidensa kautta, ja huomio oli menetetty. Palaverista asiakkaiden mieleen jäi huonolaatuinen videoyhteys pääkonttoriin. Tapaaminen venyi, ja asiakkaat poistuivat kovalla kiireellä.

Iltapäivän maanantaipalaverissa puitiin, miksi edellisen viikon tavoitteet jäivät saavuttamatta. Päällimmäisiksi syiksi kiivaassa keskustelussa nousivat kiire ja epäkohdat johtamisessa.

Kuulostaako tutulta?

Digitalisaation myötä tietotekniikan merkitys arvoketjussa on jatkuvasti suurempi, mutta asia huomataan vasta, kun lopputulos ei olekaan sellainen, kuin haluttaisiin.

Kuinka siis varmistat, että ICT-ympäristösi on tarpeitanne varten paras mahdollinen? Sanotaan, että nykyään jokainen osaa ottaa tietokoneen käyttöön ja hyödyntää sen ominaisuuksia. Totta toinen puoli – laitevalmistajat, varsinkin Apple, ovat oppineet ajattelemaan asioita käyttäjän näkökulmasta ja luonut käyttäjiin läheisen suhteen. Mutta kun tietotekniikkaa hyödynnetään organisaatioiden keskeisissä prosesseissa, asetelma muuttuu. IT-konsulttina aloitan työni perehtymällä paitsi asiakkaani järjestelmiin, myös tyytymättömyyden aiheisiin, tavoitteisiin, odotuksiin ja työtapoihin. Usein jo tässä vaiheessa käy ilmi, ettei tavoiteltu tuottavuuslisäys ole mahdollinen sillä tietotekniikalla, jolla se on ajateltu saatavan aikaan.

Mitä tietoriippuvaisempi tai suurempi organisaatio on, sitä vähemmän laite- ja ohjelmistovalmistaja voi tietää, mitä yrityksessä oikeasti tapahtuu, mihin tietotekniikkaa käytännössä tarvitaan ja kuinka sitä konkreettisesti pitäisi hyödyntää.

Yksittäisen yrityksen tarpeet eivät yleensä kiinnosta laite- ja ohjelmistovalmistajia, ja toisaalta harva näiden tuotteita ostava on tietoinen siitä, mihin ne oikeastaan sopivat ratkaisuiksi. Niin kauan kuin myyjällä on tietoa lähinnä vain omista tuotteistaan ja ostaja näkee asiat omien odotustensa valossa, asetelma ei tuota oikeita ostopäätöksiä. Informaation epäsymmetrian tunnettu seuraus on taloustieteen termein ”haitallinen valikoituminen”, jossa valinta kohdistuu epäsopiviin tuotteisiin. Tuotteidensa myyntiin keskittyneet IT-yritykset ovat synnyttäneet informaatiokuilun, jota alan nopea muutos ylläpitää. Siksi puolueettomana ICT-konsulttina ensisijainen tehtäväni on ymmärryksen lisääminen päätöksenteon tueksi.

Liiketoiminnan sähköistyessä melko pienetkin parannukset tietotekniikan hyödynnettävyydessä saattavat merkitä tuottavuuden parantumista kymmenillä prosenteilla. Jotta onnistumiset tässä eivät jäisi satunnaisiksi, tarvitaan mcare pron kaltaisia toimijoita perehtymään yhtä paljon asiakkaidensa tarpeisiin, kuin tietotekniikkaan, jolla tarve pitäisi tyydyttää.

 

Viisi vinkkiä

  1. Selvitä itsellesi, kiinnostaako ICT-toimittajaa enemmän edustamansa tuotteen myyminen vai ongelmasi ratkaiseminen. Tämä selviää pyytämällä toimittajalta ainakin yksi vaihtoehtoinen ratkaisu asiallesi.
  2. Älä suostu keskustelemaan ICT-toimittajasi kanssa ensisijaisesti heidän tuotteistaan, vaan sinun tarpeistasi.
  3. Odota ICT-kumppaniltasi sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin.
  4. Varmista, että tiedät mistä maksat.
  5. Muista kuunnella henkilöstöäsi päivittäin.

 

Näin eteenpäin

Haluatko puolueettoman näkemyksen yrityksesi parhaaksi? Onko edessäsi ehkä tietojärjestelmäuudistus? Etsitkö lisää kustannustehokkuutta? Haluatko auttaa varmistamaan sekä henkilöstösi että asiakkaidesi tyytyväisyyden? Ota yhteyttä – me välitämme.

 

Kirjoittaja

Teemu Teppo

Teemu Teppo

Perustajaosakas, Vanhempi konsultti, Hallituksen puheenjohtaja Helsinki

+358 45 636 1296

Ota yhteyttä